積み上げてきた内部統制体制を、さらなる高みへ

まず、現在の内部統制の体制について教えていただけますか？

田中氏：当社はホールディングスカンパニー体制で、グループ7社のうち4社がJ-SOX対象です。1社は自主的に参加しており、全体ではプロセスオーナー・担当者合わせて約50名が関与しています。

これまで業務記述書の見直し・運用評価・監査法人チェックというサイクルを毎年きちんと回してきました。2022年6月の非上場化以降も上場時と同様に監査法人による内部統制監査を受けており、そのスケジュール管理が重要な業務のひとつになっています。

導入前、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

河内氏：長年使ってきたExcelベースのツールのマクロが動かなくなってしまって。業務記述書を書いてもフローチャートに反映されない、RCMにも反映されない。結果的に整合性がとれなくなっていき、更新作業の心理的なハードルがどんどん上がっていきました。

田中氏：そういう状況だから、担当者を若手にシフトしていくこともなかなか難しくて。特定のメンバーへの依存度が高くなっていく中で、実際の業務をタイムリーに文書へ反映していくことへの難しさも感じていました。

数年間の比較検討を経て、smoove J-SOXにたどり着いた理由

どのようにツールを探されたのですか？

河内氏：数年にわたって監査法人にも相談しながら、さまざまなツールを検討してきました。大手のワークフローシステムも候補には上がったのですが、オンプレミス型で柔軟性に欠けると感じていました。そうした情報収集の中でsmoove J-SOXと出会いました。

smoove J-SOXを選んだ決め手は何でしたか？

田中氏：初回の説明を聞いたときに、クラウド型で私たちが求めていたものが全部解決できるだろうとわかって、そこがすごく良かったです。

整備・運用評価をシステム上でスムーズにできること、監査法人とも今まではスプレッドシートで質問・回答をやり取りしていたのがシステム上でできるようになること、証憑もシステム内に格納できること——これは今までのツールとは違う機能で、大きな要素でした。

河内氏：クラウドというのがやはり大きかったですね。加えて、いろいろな資料が散らばっていたのが全部一元管理できるというのも、決め手のひとつでした。

既存3点セットのデータ移管を支えた、公認会計士の専門性

既存の3点セットをsmoove J-SOXに移管する「データ移管サービス」もご利用いただきましたが、実際の導入はいかがでしたか？

田中氏：担当していただいた方々が、当社のJ-SOXへの理解をとても深めてくださっていて、的確な質問をしていただいたので安心して任せることができました。

公認会計士の資格をお持ちの方が担当してくれていて、「とても信用できる方々だ」と感じましたね。9月から11月でデータ移管を完了して、12月に社内研修を実施するというスケジュールで、思ったよりスムーズに進みました。

河内氏：既存の業務記述書・RCM・フローチャートについて、ひとつひとつ丁寧に確認しながら進めてくれて、整合性についてもきちんとすり合わせをしてくれたんです。「これはこうなっていますよ」と、きちんとピックアップしてくれたので、助かりました。

「考え方の転換」を乗り越えて、見えてきた変化

実際にsmoove J-SOXを使い始めてみて、いかがでしたか？

田中氏：smoove J-SOXはフローチャートを起点にして業務記述書・RCMを作成していく方式なので、以前のツールとは発想の順序が違うんですよね。最初は少し戸惑いましたが、操作性自体に問題はなく、考え方に慣れてしまえば問題なく使えます。

ゴールは同じですから、その転換点を乗り越えることが大切です。みんなで真剣に、業務改善につなげるんだという勢いでスタートした、というのがこのプロジェクトの立ち上げです。

使ってみてよかったと感じる機能はありますか？

田中氏：整備・運用評価をシステム上でスムーズに実施できること、そして証憑をシステム内に格納できること。これは素晴らしい機能だと思っています。

河内氏：私はフローチャートを中心とした構造が気に入っています。内部統制の全体像が視覚的に見えやすくなって、全体を「見渡せる」感覚があるんです。それが管理のしやすさに直結していると感じています。

「4つの柱」が揃う日を目指して

今後、smoove J-SOXに期待することを教えてください。

田中氏：私たちのJ-SOXは、全社統制、決算・財務報告プロセスに係る内部統制（※）、業務処理統制、IT統制という「4つの柱」で成り立っています。

全社統制はすでに対応いただいていますが、IT全般統制や決算財務チェックリストへの対応が加わることで、すべてをsmoove J-SOX上で完結できる状態になります。さらなる機能拡充をぜひ期待しています。

※全社的観点の決算・財務報告プロセスに係る内部統制・IT全般統制は2026年中に実装予定

まとめ：ツールの刷新を、内部統制業務の「文化変革」につなげる

今回お話を伺った株式会社アルテジェネシスの取り組みで特徴的なのは、smoove J-SOXの導入を単なるツール切り替えとして捉えていない点でした。

担当者が前向きに関われる仕組みをどう作るか——そうした業務改善を考え続ける姿勢がグループ全体への定着に大きく貢献しました。

これまで積み上げてきた内部統制の体制をベースに、クラウドへの移行によって管理の一元化・可視化・効率化を実現した同社の事例は、グループ経営下で内部統制の高度化を目指す企業にとって、具体的なヒントになるはずです。

今回は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。