3点セットツールとExcel、混在する管理体制の現実

現在の内部統制の運用体制について教えてください。

岡氏：内部統制は財務部が主管しており、実務は中井が担当し、私が取りまとめを行っています。製造・営業・経理など各現場にそれぞれ内部統制の担当者がいて、普段は各現場の担当者と連携しながら運用を進めています。

J-SOX3点セットの管理には以前導入した3点セットツールを使っていましたが、3点セット以外の内部統制業務についてはツールに入っていないため、Excelや社内ツールで管理している状況でした。

三谷氏：私は、財務会計・固定資産・連結会計といった財務系基幹システムを担当しています。3点セットを管理するツールも含め、関連する全システムの運用を見ている立場です。

既存ツールの限界――操作性・整合性・属人化という3つの壁

既存ツールを使う中で、どのような課題を感じていましたか。

岡氏：現場の担当者にも使ってもらう必要があるツールなのですが、「操作が難しくて使いこなせない」という声が上がっていました。結果としてExcel管理に移行してしまうケースもあり、現場への定着という点で大きな課題を感じていました。

中井氏：ツール自体に3点セット間のデータの連動性はあるのですが、正しく操作しなければきれいに連動しないという問題がありました。また、正しく操作できる人が限られていたため、その人に依存してしまう状況が続いており、属人化が進んでいたことも課題として感じていました。

検討のスタートは「ツールを入れない」という選択肢から

ツールの切り替えを検討されたきっかけと、選定にあたって重視されたポイントを教えてください。

岡氏：既存ツールの保守終了が決まったことがきっかけです。最初はツールを入れずに、Excelや社内ストレージでコストをかけずに運用しようという方向で話が進んでいました。

ただ、それでは3点セット間の整合性や属人化といった課題を本質的に解決できないという結論になり、改めてツールの導入を検討することになりました。

その後、財務部・IT部・監査部の3部署で協議を重ね、選定を進めていきました。新しいツールを選ぶ上で重視したポイントは操作性と、3点セット間の整合性をしっかり担保できるかどうかという2点です。既存ツールで課題になっていた部分をそのまま解決できるツールを探していました。

デモで確認した「誰でも使える」という確信

実際にデモや勉強会を受けてみて、印象はいかがでしたか。

三谷氏：smooveの操作勉強会を実施した後、IT部のメンバーに感想を聞いたところ、第一声が「レスポンスが早い、操作しやすい」というものでした。

既存ツールは操作し辛いという声が社内でも上がっていたので、操作性の課題が解消されていることが確認できたのが一番良かったと思っています。この点は、導入を進める上で大きな安心材料になりました。

岡氏：直感的に誰でも操作できるツールだという印象を持ちました。内部統制のツールは現場の担当者にも使ってもらう必要があります。問い合わせが都度発生すると、現場も私たちもスムーズに業務を進めづらくなってしまいます。

現場がある程度自由に触れて自己解決できるというのは、導入後に全員で使っていく上で非常に大きな利点です。実際に社内の説明会でも現場からの質問がほとんどなかったので、短いデモであっても操作方法を十分に理解してもらえたのかなと感じています。

機密データを預けるからこそ厳しく――情シス主導のセキュリティチェック

ツール選定にあたって、情報システム部門ではどのような観点でチェックを行いましたか。

三谷氏：弊社ではSaaSを導入する際に、社内基準を満たしているかサービスレベルチェックを実施しています。

J-SOXツールは社内の業務内容を記した機密性の高いデータを管理するものなので、データの暗号化や保存方法、通信の暗号化、バックアップ体制が整っているかといった点を重視して確認しました。

「smoove J-SOX」を提供するWARCが公的認証を取得しているかという点も確認しています。機密性の高いデータを外部のサービスに預けるわけですので、これらの観点は丁寧に確認しました。

結果的に、リーズナブルな価格帯でありながらセキュリティ基準をすべて満たしていたことが、最終的な決め手になったと感じています。

整合性・操作性・価格――決裁者の承認を支えた3つの説明ポイント

社内での意思決定はどのように進みましたか。また、承認を得る上でどのような点を説明されましたか。

岡氏：これまでの課題でもあった3点セット間の整合性、そして操作性と価格面のメリットを説明した上で承認を得ました。

財務部・IT部・内部監査室の3部署で協議を重ねてきた内容を取りまとめて説明できたことは、意思決定を進める上でひとつの土台になったと思っています。

監査部からは履歴管理の機能や、誰がどのフォルダにアクセスできるかといった権限・フォルダ管理についての意見も出ていました。これらについては今後実装予定※の機能として確認した上で、導入を進めています。

※フォルダ管理・フォルダ毎のアクセス制限機能は2026年4月提供開始。履歴管理機能は2026年中のリリースを予定。

本格稼働へ向けて――「smoove J-SOX」導入で変えたいもの

今回の導入によって、どのような変化を期待されていますか。

中井氏：今回の導入を機に、現場における内部統制への意識改革を進めていきたいと考えています。

現場にとっては手間のかかる作業ではありますが、非常に重要な業務であることを再認識してもらえるよう、財務部側からしっかり伝えていく必要があると思っています。現場が自律的に運用を進めていけるような体制を促していければと期待しています。

三谷氏：IT統制というのは、どうしても多くの人にとって堅くて取っつきにくい業務というイメージがあります。これまではツールの操作性も複雑で、特にハードルが高い印象がありました。

「smoove J-SOX」はユーザーライクで非常に使いやすく、取っつきやすさという点でも大きく変わったと感じています。ツールひとつで業務へのハードルが下がるのであれば、このツール導入を機に、IT統制の業務がよりスムーズに進んでいくことを期待しています。

まとめ

小林製薬株式会社では、既存3点セットツールの保守終了を機に、財務部・IT部・監査部の3部署が連携してツール選定に取り組みました。当初はExcelや社内ストレージでの運用も検討しましたが、操作性・3点セット間の整合性・属人化という課題を本質的に解決するためにツール導入の方針を固め、smoove J-SOXを選定しました。

選定にあたっては、現場が直感的に使えるかという操作性の観点に加え、機密性の高いデータを扱うツールとしてセキュリティ評価も実施。価格面も含めた総合的な評価の結果、3部署が納得する形で導入の合意に至りました。

今回は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。